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POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

 

FITOREC SAS, con el compromiso de desarrollar su actividad comercial en cumplimiento ley 1480 de 2011 relativa a la protección del consumidor, la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, el Decreto 886 de 2014, demás normas que conforman el régimen de Habeas Data de Colombia y de los más altos estándares éticos aplicables; teniendo en cuenta que para nuestra actividad comercial el uso de sus Datos Personales es fundamental, realizaremos un manejo adecuado de los datos personales recolectados en nuestrass bases de datos, de manera justa y transpare con el fin de permitir a los titulares el ejercicio del derecho de Hábeas Data.

 

Por lo anterior, esta Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales (en adelante la “Política”) tiene como propósito principal poner en conocimiento de los Titulares de los Datos Personales el alcance y la finalidad del Tratamiento al cual será sometida esta información, en caso de que se otorgue su autorización previa, expresa e informada, así como los derechos que les asisten en calidad de Titulares de la información y los procedimientos establecidos por FITOREC SAS para hacerlos efectivos.

 

 

OBJETIVO:

Establecer los criterios para la recolección, almacenamiento, uso, intercambio, actualización, procesamiento, reproducción, compilación, circulación, supresión, sistematización y organización de los datos personales tratados por FITOREC SAS.

 

 

ALCANCE:

Esta política aplica para toda la información personal registrada en las bases de datos de FITOREC SAS, quien actúa en calidad de responsable del tratamiento de los datos personales.

En las bases de datos de FITOREC SAS se almacena información general como nombre completo, número y tipo de identificación, género y datos de contacto (correo electrónico, dirección física, teléfono fijo y móvil). En adición a estos, y dependiendo de la naturaleza de la base de datos, FITOREC SAS puede tener datos específicos requeridos para el tratamiento al que serán sometidos los datos. En las bases de datos de empleados y contratistas se incluye, adicionalmente información sobre la historia laboral y académica, datos sensibles requeridos por la naturaleza de la relación laboral (fotografía, conformación del grupo familiar, datos biométricos).

En las bases de datos se podrá almacenar información sensible con previa autorización de su titular, en cumplimiento de lo establecido en los artículos 5 y 7 de la ley 1581 de 2012.

 

 

OBLIGACIONES:

Esta política es de obligatorio y estricto cumplimiento para FITOREC SAS, quien deberá:

 

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la citada ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.

c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.

g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.

h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la citada ley.

i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la citada ley.

k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la citada ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.

l) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.

n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio”.

 

 

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO:

FITOREC SAS, sociedad comercial legalmente constituida, identificada con el NIT 901285742-0, con domicilio principal en la carrera 67A No. 47-29, Ciudad 2000 de la ciudad de Cali, República de Colombia. Página www.fitorec.com.

 

 

TRATAMIENTO Y FINALIDAD:

El tratamiento que realizará FITOREC SAS con la información personal será la recolección, almacenamiento, uso, intercambio, actualización, procesamiento, reproducción, compilación, circulación, supresión, sistematización y organización, todos ellos de forma parcial o total en cumplimiento de las siguientes finalidades:

 

Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo del objeto social de la compañía en lo que tiene que ver con el cumplimiento del objeto del contrato celebrado con el Titular de la información.

 

Realizar invitaciones a eventos y ofrecer nuevos productos y servicios.

 

Gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos).

 

Efectuar encuestas de satisfacción respecto de los bienes y servicios ofrecidos por FITOREC SAS.

 

Suministrar información de contacto a la fuerza comercial y/o red de distribución,  telemercadeo, investigación de mercados y cualquier tercerocon el cual  FITOREC SAS tenga un vínculo contractual para el desarrollo de actividades de ese tipo (investigación de mercados y telemercadeo, etc) para la ejecución de las mismas.

 

Contactar al Titular a través de medios telefónicos para realizar encuestas, estudios y/o confirmación de datos personales necesarios para la ejecución de una relación contractual.

 

Contactar al Titular a través de medios electrónicos – SMS o chat para el envío de noticias relacionadas con campañas de fidelización o mejora de servicio.

 

Contactar al Titular a través de correo electrónico para el envío de extractos, estados de cuenta o facturas en relación con las obligaciones derivadas del contrato celebrado entre las partes.

 

Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas por FITOREC SAS con el Titular de la Información, con relación al pago de salarios, prestaciones sociales y demás retribuciones consagradas en el contrato de trabajo o según lo disponga la ley (en caso de que se trate de empleados de la organización).

 

Ofrecer programas de bienestar corporativo y planificar actividades empresariales, para el titular y sus beneficiarios (hijos, cónyuge, compañero permanente).

 

Prestar los servicios ofrecidos por FITOREC SAS y aceptados en el contrato suscrito.

 

Suministrar la información a terceros con los cuales FITOREC SAS tenga relación contractual y que sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contratado.

 

La información podrá ser entregada, transmitida o transferida a entidades públicas, socios comerciales, contratistas, afiliados, subsidiarias, únicamente con el fin de cumplir con las finalidades de la base de datos correspondiente. En todo caso, la entrega, transmisión o transferencia se hará previa suscripción de los compromisos que sean necesarios para salvaguardar la confidencialidad de la información. La información personal, incluyendo información sensible, podrá ser transferida, transmitida o entregada a terceros países, independientemente del nivel de seguridad de las normas que regulen el manejo de información personal. En cumplimiento de deberes legales, FITOREC SAS podrá suministrar la información personal a entidades judiciales o administrativas.

 

FITOREC SAS velará por el correcto uso de datos personales de menores de edad, garantizando que se cumpla con las exigencias legales aplicables y que todo tratamiento esté previamente autorizado y se encuentre justificado en el interés superior de los menores.


 

DERECHOS DE LOS TITULARES:

De conformidad con lo previsto en el artículo 8 de la ley 1581 de 2012, los titulares tendrán derecho a:

 

(i) Acceder de forma gratuita a los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento.

(ii) Conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.

(iii) Solicitar prueba de la autorización otorgada.

(iv) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente.

(v) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos.

(vi) Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles. Tendrá carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas y niños y adolescentes.

 

Estos derechos los podré ejercer a través de los canales o medios dispuestos por FITOREC SAS para la atención al público, el correo electrónico pqrs@fitorec.com y las oficinas de atención al cliente a nivel nacional, cuya información puedo consultar en www.fitorec.com, disponibles de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 6:00 p.m., para la atención de requerimientos relacionados con el tratamiento de mis datos personales y el ejercicio de los derechos mencionados en esta autorización.

 

Por todo lo anterior, he otorgado mi consentimiento a FITOREC SAS para que trate mi información personal de acuerdo con la Política de Tratamiento de Datos Personales dispuesta por la sociedad en medio físico o electrónico y que me dio a conocer antes de recolectar mis datos personales.

Manifiesto que la presente autorización me fue solicitada y puesta de presente antes de entregar mis datos y que la suscribo de forma libre y voluntaria una vez leída en su totalidad.

 

 

ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS

El área de peticiones, quejas y reclamos (pqrs@fitorec.com) es la dependencia que tiene a cargo dar trámite a las solicitudes de los titulares para hacer efectivos sus derechos.

 

PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE HABEAS DATA

En cumplimiento de las normas sobre protección de datos personales, FITOREC SAS presenta el procedimiento y requisitos mínimos para el ejercicio de sus derechos:

Para la radicación y atención de su solicitud le solicitamos suministrar la siguiente información:

 

Nombre completo y apellidos

Datos de contacto (Dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto),

Medios para recibir respuesta a su solicitud,

Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información)

Firma (si aplica) y número de identificación.

 

El término máximo previsto por la ley para resolver su reclamación es de quince (15) días hábiles, contado a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, FITOREC SAS informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Una vez cumplidos los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el Titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación, podrá poner su caso en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio –Delegatura para la Protección de Datos Personales-.

 

 

VIGENCIA:

La presente Política para el Tratamiento de Datos Personales rige a partir del 22 de Julio de 2019.

Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política. Una vez se cumpla(n) esa(s) finalidad(es) y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su información, sus datos serán eliminados de nuestras bases de datos.